Quando si accenna all' Assistente Virtuale, si pensa che si tratti di "programmi che interpretano il linguaggio naturale" (definizione di Wikipedia).
In ambito BBT si parla di Assistente Virtuale quando si fa riferimento ad applicazioni basate su modelli di conoscenza il cui obiettivo principale è quello di aiutare il personale aziendale, o l' Azienda in quanto tale, a gestire e organizzare attività più o meno complesse. Proprio perchè questa tipologia di applicazioni si basa su Modelli di Conoscenza, con la BBT la creazione di questi AV è semplice e veloce quantomeno in termini di prototipo.
Riportiamo, a titolo di esempio, alcune attività che potrebbero essere gestite in modo semplice da un AV-BBT cercando di dare una idea di quello che potrebbe essere il Modello di conoscenza:
- Organizzazione e gestione delle trasferte aziendali: il mezzo utilizzato per raggiungere la località oggetto della trasferta e gli alberghi presso cui pernottare o i ristoranti presso cui mangiare, possono dipendere dal ruolo aziendale di chi va in trasferta. Ad es. per i ruoli dirigenziali può risultare prioritario il tempo (devo spendere il minor tempo possibile per raggiungere la località) mentre per quelli tecnici il costo. Ad es. per certe località il problema non si pone in quanto c' è un solo modo per raggiungerle. Diverso potrebbe essere anche il livello dell' Albergo piuttosto che quello del ristorante, sempre in funzione del ruolo ricoperto. Ora l' AV-BBT può prendersi in carico tutto questo stabilendo chi può andare dove, attivare le richieste di prenotazione (aereo, treno, albergo, ..) e, sopratutto, validare le richieste di rimborso: sicuramente si eliminerebbero tempi ed attività di basso profilo, ma, sopratutto, le nuove direttive Aziendali in termini di trasferte sarebbero semplci ed immediate da apportare in quanto sarebbe sufficiente modificare il modello senza la necessità di addestramento o documentazione in quanto già il modello stesso è autodocumentante;
- Organizzazione e invio di documentazione tecnica e commerciale a fronte delle richieste dei Clienti o potenziali Clienti: la preparazione della documentazione non sempre si limita ad una mera raccolta di documenti, ma deve essere ragionata e predisposta in funzione di chi la richiede. L' AV-BBT non solo può occuparsi di raccogliere in modo intelligente questa documentazione ma si può occupare anche del suo invio, una tantum o in momenti definiti collegati ad esempio all' uscita di nuovi prodotti: collabora sempre e comunque col responsabile dell' attività presentandogli il piano di lavoro ed operando solo a seguito di una sua conferma.
- Gestione delle approvazioni delle richieste d' offerta ed emissione dei corrispondenti Ordini: troviamo già un articolo che documenta una applicazione che svolge l' attività in oggetto ed inoltre è presente, anche se in fase di sviluppo, un corso base (Corso BBW nella sezione Documentazione) che mostra come realizzare questa applicazione.
- Analisi delle scorte e gestione dei riordini: in realtà già gli ERP si occupano di verificare le scorte e procedere ai riordini. A volte però risultano essere abbastanza rigidi e non sempre sono in grado di soddisfare le esigenze dell' azienda sopratutto là dove entrano in gioco tantissime variabili provenienti da aree Aziendali diverse. In molti casi si utilizzano indici o fattori di aggiustamento solitamente ricavati in base all' esperienza, all' analisi di dati storici e di eventi imprevisti che possono influire sui mercati (non è questa la sede per dilungarsi in esempi): in situazioni di questo tipo un AV-BBT diventa fondamentale in quanto basato su di un modello di regole che lo rende estremamente flessibile, potente e privo di limitazioni;
